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在企业经营中，员工的聘用与退出已不仅仅是人力资源部门的事务，更是关乎企业声誉、用工合规与风险防控的核心议题。尤其在“员工维权意识觉醒、仲裁胜诉率不断提升”的背景下，企业高管和HR必须重视：员工辞退不是一句“让他走人”这么简单，而是一场法律与证据的精准博弈。

在众多劳动争议类型中，员工辞退环节最为敏感，也是企业最容易在诉讼中败诉的领域。这是因为劳动合同的解除直接关系到劳动者的切身利益，法律对此设置了严格的条件和程序要求。在处理此类问题时，可参照以下思路及流程处理：

01

先问自己理由是否正当

企业想要合法辞退员工，在启动程序前，先要清楚在法律上能合法辞退员工的类型是——必须建立在《劳动合同法》认可的三类法定理由之内：

像“领导不喜欢”、“不融入团队”、“不听话”等这类主观认定，无法构成合法辞退理由。

    

02

启动前准备清单

“口说无凭” 是辞退仲裁败诉的主要原因。所以启动流程前就要有收集书面证据的清单，形成完整链条，比如：

员工过错证据：如考勤记录、投诉材料、损失凭证等（签字确认或录音公示）；

制度依据：如员工手册中相关违纪条款，须确认员工已签字知悉；

过程记录：面谈录音、警告函（拒收可邮寄）、不胜任岗位的多次考核结果；

合同与身份信息：劳动合同、入职材料、身份证等。

可建立“流程启动清单”，统一检查证据是否齐备，避免HR因流程遗漏导致后续处理陷入不利的风险之中。

03

完善审批流程

企业内部应设立正式的辞退审批机制，明确辞退流程不是由HR或者某部门领导单独决定的，确保各环节责任明晰（可参考以下步骤）：

01. 部门提交《辞退申请表》+佐证材料；

02. HR审查理由合法性与证据完整性；

03. 有工会的，提前3天告知并征求意见（保留沟通记录）；

04. 企业负责人（或授权代表）签字确认，不得仅凭口头同意。

建议辞退类审批文件统一归档入总经理办公室，确保“用人权”与“解聘权”权责统一。

04

员工面谈技巧

在审批流程走完后，HR与员工的面谈应遵循“三段式结构”：

先讲事实：举证具体过错，指明制度条款；比如“根据考勤记录，你 3 月累计旷工10天，符合《员工手册》第 8 条‘连续旷工 3 天以上属严重违纪’”；

再讲法律：说明公司辞退的合法性与是否需要经济补偿；如“依据《劳动合同法》第 39 条，公司有权解除劳动合同，无需支付赔偿金”；

最后听反馈：记录员工反应，提供签字确认的谈话记录（拒签也需注明）；若员工情绪激动，可暂停面谈，改日再谈。

千万不要用“你被开了”“公司不要你了”等极易引发争议的傲慢的话语去刺激员工激化矛盾。

05

书面文书标准化

《解除劳动合同通知书》需在面谈后24小时内出具，核心要素包括：

辞退理由+法律依据（如《劳动合同法》第39条）；

生效时间（即时或提前30天，视情形而定）；

后续安排（如工资结算至 X 月 X 日、社保公积金缴至 X 月、离职手续办理时间等……）。

千万不要用“你被开了”“公司不要你了”等极易引发争议的傲慢的话语去刺激员工激化矛盾。

06

离职办理标准化

辞退生效后，HR需要在15天内完成离职手续的办理，特别留意这三点：

工资结清：《工资结算单》需签字确认（含年假、加班等）；

办理社保公积金停缴：停缴原因选 “解除合同”，避免写 “辞退” 引发纠纷；

财物交接：设备、资料等统一交还并签署《交接清单》；

离职证明：《解除劳动合同证明书》必须出具，不得含有负面描述。

切记：无论员工是否配合，企业都要主动开具离职证明，否则违法。

07

资料归档管理

为应对可能的仲裁或诉讼风险，所有流程材料至少留存2年，企业可按以下清单归档材料：

● 辞退申请与审批文件；

● 警告信、考核表、谈话记录等员工签字材料；

● 通知书及送达凭证；

● 工资结算单、离职证明、交接清单。

千万不要用“你被开了”“公司不要你了”等极易引发争议的傲慢的话语去刺激员工激化矛盾。

在处理辞退流程时，三个地方特别需要注意：

01.不得口头辞退：任何形式的“明天别来了”，都可能构成违法解除，一切以书面通知为准；

02.非过失辞退需赔偿：按N（月）标准支付经济补偿金；

03.特殊员工严禁辞退：如孕期、工伤、即将退休员工，需格外谨慎。

真正优秀的企业，懂得用规范的辞退机制管理“人员边界”。这不仅体现出公司的制度能力和法务水平，更是企业品牌声誉的一部分。合规不是负担，而是对企业的一种保护。

仅仅一个辞退环节，需要注意的风险点、需要完善的制度与流程就有这么多。

面对如此复杂的劳动用工环境，企业必须做好人资合规梳理——从招聘到离职，全流程的风险点排雷；规范文件制度，完善流程设置，用规范的框架来防控风险；构建企业合规文化，厘清员工关系，处理劳动纠纷、打赢官司，为企业的持续健康发展奠定基础。