疫情管控下的“居家模式”,律师手把手教你开好股东会丨法律顾问精益化

创建时间:2022-02-12



图片来源:Pixabay


春节假期过后,多地疫情再现,对疫情地群众的正常生活及工作都产生了较大的影响,很多企业、学校都启动了居家办公、学习的模式。


而律师们更忙碌了,法顾中心陆续收到很多商业精英及企业家的咨询,投资的项目或公司计划在春节假期后召开股东会,对重大的事项进行讨论及决议,现在有些股东没办法现场参会,有些股东为了安全起见,也不愿意参加面对面的会议,那么股东会应该如何开?而且要符合程序、要有效。


疫情常态化下,摩尔法顾中心早就为商业精英及企业准备好了如下方案:




01    

“居家办公”状态下的股东会
可以采取线上模式


在不能采用面对面的方式召开会议的情况下,可以采取网络会议、电话会议、办公软件会议等多种线上模式召开股东会。


 但是需要注意的是:

公司章程或者股东协议中之前有明确规定或约定,必须采用面对面(线下)的方式召开股东会的,那么就不能以线上的模式召开股东会。


今后如果想取消这种限制,在疫情因素影响消除后,大家可召开一次面对面的股东会议,修改公司章程、股东协议中对股东会模式的限制,决议生效后,今后再次遇到类似疫情的突发情况就可以采取线下模式了。




02    

线上股东会的决议应符合
章程及股东协议的约定


线上会议只是改变会议召开的地点方式,并没有对公司章程或者股东会协议已明确的决议有效性的其他条件要求。


所以,为了保障线上会议决议的有效性,各位股东在程序上、决议事项上还需注意,必须符合公司章程及股东协议的约定,应确保会议召开的召集程序、通知出席会议的人数、明确决议事项、决议事项通过的表决权比例均应达到法定要求及约定。



03    

线上股东会会议指引


01丨梳理公司章程规定及股东协议的约定


应事先梳理公司章程规定及股东会协议约定,按照规定及约定确定线上会议召开时间、召开方式、线上会议流程、参会股东(人员)以及线上会议的通知程序,确保线上股东会流程及表决作出的决议符合章程约定并发生效力。


02丨 会议通知


股东会采用线上方式召开的,应当确保各位股东能够接收到会议的通知,股东会会议通知中载明召开时间、召开方式。如果采用相关软件进行线上会议的,那么应在会议召开前让股东安装相应的软件,最好在正式召开前做好测试,确保在正式的会议开始后能顺畅完成。


03丨对线上股东会全程进行记录


因为线上股东会的形式相较于面对面的股东会形式特殊,无法当面验证身份及进行签字,所以无法采用线下股东会书面签到、书面会议记录并签字确认的方式,所以法顾中心建议各股东,应在召开线上股东会时候,在会议一开始就要对会议全程进行录音录像,有条件的情况下也可设置设备录屏,保存完整的会议召开情况,确保线上股东会的全过程得以记录,今后发生争议时,可以作为有效的证据使用。


04丨线上股东会表决及决议事项的确认


线上会议和线下会议一样,最好设置主持人(如章程或股东会议有规定或约定的,需按规定及约定确定主持人),主持人可在线上会议中将拟决议事项事先做成图片或者以文字方式发送到会议群,再由参与会议的各股东对标记的事项进行查看,并对表决事项逐一以文字(首选)或清晰的语音方式回复表决。


即便采用线上会会议方式,建议除了线上会议的表决记录外,还应另外制作书面的会议记录及表决签字表,让各参会人员在会后补充签字确认。


//


根据公司法并结合广西高院关于审理涉及新冠肺炎疫情民商事案件的指导意见:疫情期间的实际情况,公司采取网络会议、电话会议等多种形式召开股东会、董事会、监事会,并提供相应证据证明且符合公司章程规定的,会议所做决议是有效的。


在受疫情影响的纠纷解决中,证明责任是重点,所以摩尔法顾中心提醒企业、商业精英无论是在决策时,还是在合同履行过程中,要注意树立证据意识,做好材料的搜集、记录工作。



       


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春节假期过后,多地疫情再现,对疫情地群众的正常生活及工作都产生了较大的影响,很多企业、学校都启动了居家办公、学习的模式。


而律师们更忙碌了,法顾中心陆续收到很多商业精英及企业家的咨询,投资的项目或公司计划在春节假期后召开股东会,对重大的事项进行讨论及决议,现在有些股东没办法现场参会,有些股东为了安全起见,也不愿意参加面对面的会议,那么股东会应该如何开?而且要符合程序、要有效。


疫情常态化下,摩尔法顾中心早就为商业精英及企业准备好了如下方案:




01    

“居家办公”状态下的股东会
可以采取线上模式


在不能采用面对面的方式召开会议的情况下,可以采取网络会议、电话会议、办公软件会议等多种线上模式召开股东会。


 但是需要注意的是:

公司章程或者股东协议中之前有明确规定或约定,必须采用面对面(线下)的方式召开股东会的,那么就不能以线上的模式召开股东会。


今后如果想取消这种限制,在疫情因素影响消除后,大家可召开一次面对面的股东会议,修改公司章程、股东协议中对股东会模式的限制,决议生效后,今后再次遇到类似疫情的突发情况就可以采取线下模式了。




02    

线上股东会的决议应符合
章程及股东协议的约定


线上会议只是改变会议召开的地点方式,并没有对公司章程或者股东会协议已明确的决议有效性的其他条件要求。


所以,为了保障线上会议决议的有效性,各位股东在程序上、决议事项上还需注意,必须符合公司章程及股东协议的约定,应确保会议召开的召集程序、通知出席会议的人数、明确决议事项、决议事项通过的表决权比例均应达到法定要求及约定。



03    

线上股东会会议指引


01丨梳理公司章程规定及股东协议的约定


应事先梳理公司章程规定及股东会协议约定,按照规定及约定确定线上会议召开时间、召开方式、线上会议流程、参会股东(人员)以及线上会议的通知程序,确保线上股东会流程及表决作出的决议符合章程约定并发生效力。


02丨 会议通知


股东会采用线上方式召开的,应当确保各位股东能够接收到会议的通知,股东会会议通知中载明召开时间、召开方式。如果采用相关软件进行线上会议的,那么应在会议召开前让股东安装相应的软件,最好在正式召开前做好测试,确保在正式的会议开始后能顺畅完成。


03丨对线上股东会全程进行记录


因为线上股东会的形式相较于面对面的股东会形式特殊,无法当面验证身份及进行签字,所以无法采用线下股东会书面签到、书面会议记录并签字确认的方式,所以法顾中心建议各股东,应在召开线上股东会时候,在会议一开始就要对会议全程进行录音录像,有条件的情况下也可设置设备录屏,保存完整的会议召开情况,确保线上股东会的全过程得以记录,今后发生争议时,可以作为有效的证据使用。


04丨线上股东会表决及决议事项的确认


线上会议和线下会议一样,最好设置主持人(如章程或股东会议有规定或约定的,需按规定及约定确定主持人),主持人可在线上会议中将拟决议事项事先做成图片或者以文字方式发送到会议群,再由参与会议的各股东对标记的事项进行查看,并对表决事项逐一以文字(首选)或清晰的语音方式回复表决。


即便采用线上会会议方式,建议除了线上会议的表决记录外,还应另外制作书面的会议记录及表决签字表,让各参会人员在会后补充签字确认。


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根据公司法并结合广西高院关于审理涉及新冠肺炎疫情民商事案件的指导意见:疫情期间的实际情况,公司采取网络会议、电话会议等多种形式召开股东会、董事会、监事会,并提供相应证据证明且符合公司章程规定的,会议所做决议是有效的。


在受疫情影响的纠纷解决中,证明责任是重点,所以摩尔法顾中心提醒企业、商业精英无论是在决策时,还是在合同履行过程中,要注意树立证据意识,做好材料的搜集、记录工作。



       


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